Temos
Paprasti patarimai, kaip palengvinti šį procesą.
Kada iš tikrųjų prasideda prisitaikymas?
Svarbu, bet ne visiems akivaizdu: naujoko adaptacija prasideda ne pirmąją darbo dieną, o tą dieną, kai jis priima pasiūlymą. Būtent nuo šios akimirkos prasideda jo bendravimas su įmone: personalo skyriumi, saugos tarnyba ir pan.
Šiame etape naujokas jau pradeda suprasti, kaip aiškūs vidaus procesai ir tikrasis balso tonas. Tai reiškia, kad visi darbuotojai, su kuriais jam teks bendrauti, turėtų būti kuo atviresni ir pasirengę atsakyti į visus klausimus.
Beje, darbo pasiūlymo išvaizda ir informatyvumas taip pat yra svarbūs. Kuo išsamesnė informacija jame bus pateikta, tuo lengviau asmeniui bus pasirengti pirmosioms darbo dienoms.
Pavyzdžiui, mūsų įmonėje tai yra visiškai firminis dokumentas, atspindintis mūsų vertybes, privalumus ir pozicionavimą. Jame taip pat išsamiai aprašytos visos darbo sąlygos ir papildomos individualios “privilegijos”: darbo užmokestis, grafikas, VDU, mokymų galimybės įmonės lėšomis, įmonės renginiai ir pan.
Kaip iš anksto pasiruošti naujoko išėjimui darbui?
Apgalvokite kelias pirmąsias darbuotojo darbo dienas. Sudarykite įvadinių susitikimų tvarkaraštį ir iš karto įtraukite juos į kalendorių. Pvz:
- Sveikinimo pristatymas iš personalo skyriaus;
- įdarbinimo procesas su personalo skyriumi;
- supažindinimas su komanda;
- HR nustatymas bandomajam laikotarpiui;
- tarpiniai susitikimai su žmogiškaisiais ištekliais ir individualūs susitikimai su vadovu;
- bandomojo laikotarpio rezultatų apibendrinimas.
Be šių pagrindinių veiklų, žinoma, galima ir reikia įtraukti ir kitų. Pavyzdžiui, kas mėnesį rengiame aukščiausio lygio – tiesiogine to žodžio prasme – naujokų susitikimus su verslo steigėjais, kuriuose jie prie apskritojo stalo susipažįsta vieni su kitais ir keičiasi klausimais.
Paprastai ten visi dalijasi savo ankstesne patirtimi, pasakoja apie savo pomėgius ir laisvalaikį, išsilavinimą ir visa kita. Taip pat kalbamės apie agentūros kūrimąsi nuo pat jos įkūrimo, aptariame plėtros planus ir daugelį kitų dalykų.
Be to, per šiuos susitikimus paaiškiname, kad kiekvieno darbuotojo, įskaitant aukščiausio lygio vadovus, durys naujokams yra atviros ir jie bet kada gali tiesiogiai kreiptis į mus su klausimais, pasiūlymais, pastabomis, pageidavimais.
Kodėl svarbus glaudus naujoko ir personalo skyriaus bendravimas?
Visą bandomąjį laikotarpį darbuotojui paskiriame asmeninį personalo vadybininką, kuris atsako į visus klausimus, susijusius su taisyklėmis, darbo grafiku ir renginiais bei dokumentų tvarkymu. Į jį taip pat galima kreiptis su bet kokiu nestandartiniu prašymu.
Nežinote, į ką kreiptis? Kreipkitės į personalo skyrių.
Jie atsakys arba nukreips jus pas reikiamą specialistą. Be to, darbuotojas galės pasidalyti su personalo skyriaus vadovu atsiliepimais apie tai, kaip jam sekasi naujoje vietoje.
Dėl to tokiu būdu galime atlikti dvi užduotis vienu metu. Pirma, nuo tiesioginio vadovo nuimame pagrindinius ir administracinius klausimus. O antra, naujam darbuotojui suteikiame du santykinai nepriklausomus vadovus – jo viršininką ir personalo skyrių.
Į ką dar reikėtų atkreipti dėmesį ruošiantis naujoko išleidimui?
Kad ir kaip žiūrėtumėte, naujokas iš karto pastebi biuro ir konkrečiai jo darbo vietos patogumą ir funkcionalumą, teikiamos įrangos galingumą ir modernumą, galimybę pasinaudoti pietų ir kavos pertraukėlių vietomis.
Todėl būtinai iš anksto pasiruoškite viską, ko reikia, – nuo kompiuterio iki kanceliarinių priemonių rinkinio. Pavyzdžiui, visada klausiame, kokia įranga darbuotojas yra įpratęs dirbti. Taip pat parengiame firminį pasveikinimo paketą (dienoraštį ir kanceliarines prekes) ir pagalvojame apie darbo vietos vietą.
Be to, jau baigiamųjų pokalbių etape rengiame išsamias ekskursijas po biurą ir papasakojame apie naudingas vietas aplink biurą.
Kaip sklandžiai įtraukti naujoką į procesus ir užduotis
Labai svarbu naujoko neišmesti “į atvirą vandenį” ir lydėti jį per visą adaptacijos procesą.
Pirmosiomis savaitėmis vadovui arba mentoriui svarbu paaiškinti visas įmonėje egzistuojančias sistemas ir procesus. Mūsų atveju kiekvienai pareigybei ar pareigybių blokui yra parengtas atskiras vadovas, kuriame pateikiama visa ši informacija.
Jame taip pat aprašoma, kaip ir kur registruojamos užduotys, pateikiami standartiniai projektų vykdymo terminai ir supažindinama su dokumentų valdymo procesu.
Atskirai kiekvienas naujokas apmokomas dirbti su mūsų CRM sistema, kurioje vykdomi projektai.
Visa ši veikla vykdoma taip, kad pasibaigus bandomajam laikotarpiui jam nekiltų jokių administracinių klausimų, o jo veikla būtų kuo labiau organizuota ir nedubliuota.
Kai naujokas puikiai supranta vidinę įmonės veiklą, ateityje, įgyvendinant pagrindines užduotis, jo nebetrikdo procedūriniai ir biurokratiniai aspektai. Tai reiškia, kad jis (ji) dirba greičiau ir efektyviau.
Kokius tikslus išsikelti?
Dar priėmimo į darbą etape svarbu apibrėžti konkretaus darbuotojo atsakomybės sritį ir užduotis. Didelė klaida tai pradėti daryti tik darbuotojui išėjus. Iš anksto parengti ir skaidrūs bandomojo laikotarpio HR maksimaliai pagreitins adaptacijos procesą.
Skirkite laiko išdėstyti, kokių rezultatų ir per kokį laikotarpį tikitės iš naujo darbuotojo. Pavyzdžiui, mūsų vadovai iš anksto, dar įdarbinimo etape, apgalvoja kiekvienos pareigybės vaidmenį ir atsakomybės lygį, ir visa tai užfiksuojama “Miro” programoje. Taip išvengiame chaotiško pasinėrimo į užduotis, o tai labai palengvina naujoko darbą.
Visi žino, kad HR turi būti išmatuojami ir pasiekiami. Vadinasi, jei iš pat pradžių naujam darbuotojui nustatysite neįmanomą ar pernelyg ambicingą tikslą, didelė tikimybė, kad jo siekdamas jis ignoruos visas pagrindines įmonėje egzistuojančias žinias, taisykles ir procesus.
Dėl to ateityje susidurs su daugybe sunkumų ir kritikos, todėl greitai taps demotyvuoti ir perdegs.
Manome, kad pagrindinis bandomojo laikotarpio naujoko tikslas – pasinerti į verslo procesus, puikiai suprasti įmonės pozicionavimą, konkurencinius pranašumus, pagrindinius atvejus ir pan. Būtent tuo ir remiamės nustatydami užduotis šiam laikotarpiui.
Kokį vaidmenį atlieka mentorius?
Vieną iš pagrindinių vaidmenų adaptacijos procese atlieka mentorius. Tai vyresnysis patyręs darbuotojas, kuris lydės naujoką per pirmuosius kelis mėnesius. O gal net ir vėliau. Paaiškins visus užduočių niuansus, padės patarimais, nurodys tinkamus problemų sprendimo būdus ir tiesiog bus pavyzdys, kaip elgtis ir reaguoti įvairiose situacijose.
Mūsų stažuočių programoje mentorius yra pagrindinis veikėjas. Kadangi esame pirmieji nepatyrusiųjų darbdaviai, mentorius = globėjas = pavyzdys.
Be to, svarbu, kad mentorius būtų “užkrėstas energija” ir savanoriškai imtųsi globoti naujoką, todėl neprimeskite šios funkcijos esamiems darbuotojams. Tai turėtų būti atlygis už hiperlojalumą ir sėkmę.
Iš pradžių mentoriais atrenkame darbuotojus, kurie pritaria agentūros vertybėms.
Dauguma jų kažkada patys atvyko pas mus kaip stažuotojai, todėl jiems nereikia aiškinti, koks svarbus ir vertingas yra šis vaidmuo.
Be to, įmonėje yra pareigybių lygiai, o viena iš sąlygų pereiti į aukštesnį lygį yra tai, kad praktikantas ar naujokas būtų gerai išauklėtas. Žinoma, taip pat turime nedidelę finansinę premiją sėkmingiausiam mentoriui. Tačiau tai toli gražu nėra pagrindinė motyvacija.
Kaip pristatyti darbuotoją komandai?
Tai labai svarbus etapas. Ir čia nėra vieno sėkmingos integracijos recepto, nes viskas labai priklauso nuo komandos. Taigi reikės individualaus požiūrio.
Jei jūsų komandą sudaro aktyvūs ekstravertiški ruoniai, surenkite nedidelį prisistatymo žaidimą ir paprašykite jų kūrybiškai prisistatyti naujokui. Jei jūsų komandą sudaro intravertai, kartais galite tiesiog surengti vieną bendrą oficialų susitikimą, kuriame vaikinai aptars savo atsakomybės sritis ir papasakos apie savo sunkius įgūdžius. Ir patogiam darbiniam bendravimui to jiems visiškai pakaks.
Be to, mes, pavyzdžiui, iš anksto paprašome naujoką papasakoti keletą įdomių faktų apie save. O šią informaciją panaudojame ruošdami atskirą pranešimą savo vidiniame “Telegram” kanale, kuriame visada pranešame apie naujų vaikinų atvykimą.
Kūrybiškiausi vadovai šią informaciją mielai panaudoja ir vėliau.
Pavyzdžiui, jei žmogus pasakė, kad mėgsta dainuoti, kodėl pirmojo penktadienio vakarą visiems kartu nenueiti į karaokę!
Bet kuriuo atveju labai svarbu iš anksto įspėti visą komandą apie naujoko atvykimą ir papasakoti, ką planuojate jam pavesti. Pasiimkite jį į visus vidaus renginius – nuo rytinio pasimatymo prie kavos puodelio iki bendro pasivaikščiojimo. Taip jis iš karto pajus jūsų įmonės atmosferą ir tai pagreitins ryšį su kolegomis.
Kodėl svarbu teikti grįžtamąjį ryšį?
Visi tai žino, bet vis dar ne visi. Prisitaikymo laikotarpis naujokui kelia stresą. Todėl labai svarbu, kad mentorius, vadovas ir personalo skyrius reguliariai “matuotų temperatūrą”, domėtųsi padėtimi ir laiku pasidalytų savo pastebėjimais ir pastabomis.
Galbūt ankstesnėje darbovietėje darbuotojas tiesiog buvo įpratęs tam tikras užduotis atlikti tam tikru būdu ir ten jis buvo giriamas už tokį požiūrį, tačiau jūsų darbovietėje tai yra grubus pažeidimas. Neverta kaupti negatyvo ir surašinėti “trūkumų” iki kito numatyto susirinkimo. Kurkite atvirą ir konstruktyvų dialogą nuo pat pirmos dienos.
Ką daryti, jei nepavyksta užmegzti bendravimo?
Taip irgi nutinka. Net jei visi pirmiau išvardyti punktai buvo gerai įgyvendinti, yra rizika, kad naujokas vis tiek jus paliks po bandomojo laikotarpio.
Priežasčių gali būti daug: tiek objektyvių (nesusitvarko su tempu, neįsitraukia reikiamu mastu, nėra lojalus įmonei ir kolegoms), tiek subjektyvių (vis dar neatitinka atmosferos, vis dar nori dirbti visiškai nuotoliniu būdu, vis dar nenori būti sekretore).
Galbūt šiuo raidos etapu jūs netinka vienas kitam ir dar susitiksite. O gal tiesiog turėtumėte padaryti išvadas ir judėti toliau.
Šiame etape svarbiausia nesugadinti jau sukurtų santykių ir, kaip ir bet kokio išsiskyrimo atveju, aptarti visus galimus augimo taškus, kad būtų galima abipusiai dirbti ties klaidomis. Tiek iš įmonės, tiek ir iš agentūrą bandomuoju laikotarpiu paliekančio asmens pusės.
Turime vadinamąjį išvykimo robotą, kurį siunčiame visiems išeinantiems. Jame pateikiami gana aiškūs paprasti klausimai, pvz: “Su kokiais sunkumais susidūrėte?”, “Ką galėtume patobulinti?”, “Kaip klostėsi jūsų santykiai su vadovu?” ir kt. Analizuojame ir nagrinėjame kiekvieną klausimyną. Tačiau tai nepakeičia asmeninio bendravimo.
