Verslui augant, buhalterinė apskaita tampa ne tik privaloma administracine funkcija, bet ir svarbiu informacijos šaltiniu priimant finansinius sprendimus. Vis dėlto ne kiekvienai įmonei reikalingas atskiras etatinis buhalteris. Vis daugiau smulkių ir vidutinių įmonių renkasi buhalterines paslaugas ir apskaitos tvarkymą patiki išoriniams specialistams.
Išorinis buhalteris gali perimti kasdienį apskaitos tvarkymą, mokesčių deklaravimą, darbo užmokesčio apskaitą ir finansinių ataskaitų rengimą. Tačiau svarbiausia nauda – verslo vadovas gali daugiau dėmesio skirti pagrindinei įmonės veiklai, o apskaitos procesais rūpinasi tam pasirengę specialistai.
Kas yra išorinis buhalteris?
Išorinis buhalteris – tai apskaitos specialistas arba apskaitos paslaugas teikianti įmonė, kuri pagal sutartį tvarko kitos įmonės apskaitą. Paslaugų apimtis priklauso nuo konkretaus verslo poreikių: galima rinktis visą apskaitos tvarkymą arba tik tam tikras funkcijas.
Lietuvos Respublikos finansinės apskaitos įstatymas nustato reikalavimus apskaitos organizavimui ir apskaitos paslaugas teikiantiems subjektams.
Tai reiškia, kad išorinio buhalterio pasirinkimas nėra vien administracinis sprendimas. Svarbu įvertinti paslaugų teikėjo kompetenciją, darbo principus, atsakomybę ir tai, kokias paslaugas įmonė realiai gaus.
Kokias paslaugas teikia išorinis buhalteris?
Priklausomai nuo sutarties, išorinis buhalteris gali pasirūpinti įvairiomis apskaitos užduotimis. Dažniausiai į paslaugų paketą įtraukiami:
- pirminių apskaitos dokumentų tvarkymas;
- sąskaitų registravimas;
- banko operacijų apskaita;
- pajamų ir išlaidų apskaita;
- darbo užmokesčio apskaita;
- mokesčių apskaičiavimas ir deklaravimas;
- finansinių ataskaitų rengimas;
- metinių ataskaitų ir deklaracijų parengimas;
- skolų ir atsiskaitymų kontrolė;
- konsultacijos apskaitos ir mokesčių klausimais.
Kai kurios apskaitos įmonės taip pat siūlo finansinių procesų peržiūrą, apskaitos optimizavimą, dokumentų valdymo ar automatizavimo sprendimus. Pavyzdžiui, „Finorder“ siūlo tiek pilną, tiek dalinę apskaitą, darbo užmokesčio apskaitą, finansinių ataskaitų rengimą ir nuotolinį apskaitos tvarkymą.
1. Mažiau administracinio darbo
Viena pagrindinių priežasčių rinktis buhalterines paslaugas – galimybė sumažinti vadovui ar įmonės darbuotojams tenkančių administracinių užduočių kiekį.
Apskaitai reikia nuolatinio dėmesio: dokumentai turi būti registruojami, duomenys tikrinami, apskaičiuojami mokesčiai, rengiamos deklaracijos ir ataskaitos. Kai šiuos procesus perima išorinis specialistas, įmonės vadovui nereikia kasdien rūpintis buhalterinėmis užduotimis.
Tai ypač aktualu smulkiajam verslui, kuriame darbuotojai dažnai atlieka kelias skirtingas funkcijas.
2. Prieiga prie specialistų kompetencijos
Samdant išorinę apskaitos įmonę, verslas gali gauti ne vieno žmogaus, o specialistų komandos paslaugas. Tai gali būti aktualu situacijose, kai reikia spręsti sudėtingesnius apskaitos ar mokesčių klausimus.
Be to, apskaitos sritis nuolat keičiasi – atnaujinami teisės aktai, keičiasi deklaravimo reikalavimai, atsiranda naujų skaitmeninių sprendimų. Todėl verslui svarbu, kad apskaitą tvarkantys specialistai sektų aktualius reikalavimus.
3. Lankstesnės išlaidos
Etatinio darbuotojo išlaikymas reiškia ne tik darbo užmokestį. Reikia įvertinti darbo vietos, programinės įrangos, atostogų, kvalifikacijos kėlimo ir kitus su darbuotoju susijusius kaštus.
Tuo tarpu išorinių buhalterinių paslaugų kaina dažniausiai priklauso nuo konkrečios apskaitos apimties: dokumentų skaičiaus, darbuotojų skaičiaus, įmonės veiklos pobūdžio ir pasirinktų paslaugų.
Todėl įmonė gali pasirinkti paslaugų paketą pagal faktinį poreikį, o ne išlaikyti visą darbo vietą net ir tada, kai apskaitos darbų apimtis nėra didelė.
4. Mažesnė priklausomybė nuo vieno darbuotojo
Kai apskaitą tvarko vienas įmonės darbuotojas, jo atostogos, liga ar išėjimas iš darbo gali sukelti papildomų organizacinių rūpesčių.
Bendradarbiaujant su apskaitos įmone, apskaitos funkcijos gali būti paskirstytos komandai. Tai suteikia daugiau tęstinumo ir sumažina riziką, kad svarbūs darbai sustos dėl vieno žmogaus nebuvimo.
5. Nuotolinis apskaitos tvarkymas
Šiuolaikinės buhalterinės paslaugos vis dažniau teikiamos nuotoliniu būdu. Dokumentai gali būti perduodami elektroniniu formatu, o prie apskaitos sistemų galima jungtis internetu.
Nuotolinis modelis ypač patogus įmonėms, kurios neturi fizinio biuro arba kurių darbuotojai dirba skirtinguose miestuose ar net kitose šalyse. Pavyzdžiui, „Finorder“ apskaitos paslaugas teikia Vilniuje, Kaune ir nuotoliniu būdu visoje Lietuvoje.
6. Daugiau dėmesio pagrindinei veiklai
Buhalterija yra būtina verslo dalis, tačiau tai nebūtinai reiškia, kad įmonės vadovas turi pats kontroliuoti kiekvieną apskaitos procesą.
Perdavus apskaitos darbus išoriniam specialistui, daugiau laiko galima skirti klientams, pardavimams, darbuotojams, produktų kūrimui ir verslo plėtrai.
Tai ypač aktualu augančioms įmonėms, kurioms apskaitos darbų apimtis didėja kartu su darbuotojų skaičiumi, pardavimais ir verslo operacijomis.
Kada verta rinktis išorinį buhalterį?
Išorinis buhalteris gali būti aktualus tiek pradedančiam, tiek jau veikiančiam verslui. Apie tokį sprendimą verta svarstyti, kai:
- įmonė neturi vidinio buhalterio;
- apskaitos darbų apimtis nėra pakankama visai darbo vietai;
- vadovas apskaitai skiria per daug savo laiko;
- įmonė sparčiai auga;
- reikia papildomos apskaitos kompetencijos;
- norima dalį administracinių funkcijų perduoti specialistams;
- reikalingas lankstus apskaitos paslaugų modelis.
Svarbu, kad paslaugų apimtis būtų aiškiai apibrėžta sutartyje, o prieš pasirenkant paslaugų teikėją būtų įvertinta jo patirtis, kompetencija, darbo organizavimas ir atsakomybės ribos.
Kiek kainuoja buhalterinės paslaugos?
Vienos universalios kainos nėra. Buhalterinės paslaugos dažniausiai kainuoja pagal apskaitos darbų apimtį ir verslo sudėtingumą.
Kainai gali turėti įtakos:
- pirminių dokumentų skaičius;
- darbuotojų skaičius;
- PVM mokėtojo statusas;
- įmonės veiklos pobūdis;
- banko operacijų skaičius;
- darbo užmokesčio apskaitos apimtis;
- papildomų deklaracijų ir ataskaitų poreikis;
- pasirinktas paslaugų paketas.
Todėl renkantis paslaugų teikėją verta lyginti ne vien mėnesio kainą, bet ir tai, kokios konkrečios paslaugos į ją įtrauktos.
Išorinis buhalteris – ne tik dokumentų tvarkytojas
Profesionaliai organizuota apskaita gali tapti svarbiu verslo valdymo įrankiu. Tvarkingi finansiniai duomenys leidžia geriau suprasti įmonės pajamas, sąnaudas, įsipareigojimus ir finansinius rezultatus.
Todėl renkantis buhalterines paslaugas verta ieškoti ne tik žmogaus, kuris atliks privalomus apskaitos darbus, bet ir partnerio, galinčio padėti suprasti finansinę verslo situaciją.
Išorinis buhalteris gali suteikti verslui tai, ko dažnai trūksta augant: daugiau laiko, specialistų kompetencijos, lankstumo ir aiškesnės finansinės informacijos. Tinkamai pasirinktas apskaitos paslaugų modelis leidžia administracinius procesus perduoti specialistams ir daugiau dėmesio skirti tam, kas svarbiausia – verslo veiklai bei jo augimui.
